Efektivitu lze naučit

Jakýkoli vůdce je povinen správně vykonávat úkoly - účinnost. Lidé s brilantními mentálními schopnostmi mohou být neefektivními pracovníky. Ve výsledcích je zahrnuta mysl, představivost a znalosti pouze v kombinaci s účinností.

Až donedávna byl hlavním problémem organizace produktivita dělníků. Za posledních sto let jsme se naučili měřit a opakovaně zvyšovali produktivitu jednotlivého pracovníka. Práce moderních organizací je založena na intelektuální práci.

1. Nelze jej měřit pomocí kritérií odvozených pro fyzickou práci;
2. Nelze kvantifikovat;
3. Neměřeno podle vzniklých nákladů;
4. Příspěvek manažerů nezávisí na počtu podřízených;
5. Účinnost jsou výsledky, nikoli množství manažerské práce.

V knihách o rozvoji vedoucích pracovníků představují portrét „vůdce zítřka“ jako „člověk na celou dobu“, u lidí, kteří svět vždy zažili velký nedostatek. Vyžaduje se obecný Genius:

1. Jsou schopni provádět analýzu;
2. Dělat rozhodnutí;
3. Práce s lidmi;
4. Kreativně přemýšlet;
5. Dobrá znalost matematiky;
6. Porozumět charakteristikám vaší společnosti a struktury řízení.

Společnosti přijímají lidi, kteří mají přinejlepším jednu z požadovaných vlastností. Vytvořte organizaci tak, aby každý, kdo je silný v určité oblasti, mohl ve své práci využívat svých dovedností a schopností. Sázejte na rozšíření obzoru aktivit lidí pomocí nástrojů, které mají k dispozici. Nepočítejte s prudkým skokem ve vývoji osobních schopností.

Charakteristickým rysem efektivních vůdců je schopnost dosáhnout pozitivního výsledku ve všem. Pět návyků, které musí vůdce rozvíjet, aby mohl efektivně fungovat:

1. Zjistěte, na co trávíte svůj čas. Práce na řízení času a zvýšení jeho účinnosti.
2. Zaměřte se na úspěchy, které přesahují rámec organizace. Zaměřte nikoli na práci, ale na konečný výsledek.
3. Rozvíjejte silné stránky - své vlastní, své nadřízené, kolegy, podřízené. Nezaměřujte se na slabosti, nezačínejte úkoly, které nemůžete vyřešit.
4. Zaměřte se na oblasti, kde vysoce kvalitní práce přinese vynikající výsledky. Stanovte priority a zůstaňte nad nimi.
5. Přijímejte účinná rozhodnutí. Správná rozhodnutí jsou systém, řada správných kroků ve správném pořadí. Účinné řešení je založeno na rozdílnosti názorů, nikoli na konsensu. Rychlá řešení jsou chybná rozhodnutí. Řešení by měla existovat jen málo, ale měla by být zásadní. Je zapotřebí správná strategie, nikoli vynalézavé triky.

Trávit čas

Zdroj času je nenahraditelný! Naučte se řídit svůj čas - nejprve co nejpřesněji určete, na co je skutečně vynaloženo, a minimalizujte jeho neproduktivní využití. Konsolidujte čas, který můžete ovládat, do zvětšených bloků, nedělejte 20 bloků, proveďte 5.

Proces řízení času se skládá ze tří fází.

Časové nahrávání

Zvažte množství času stráveného prací, analyzujte svou efektivitu.

Prvním krokem ke zlepšení výkonu manažera je přesné zaznamenání skutečného času stráveného. Pravidelně zaznamenávejte svůj čas.Identifikujte nejproduktivnější aktivity a zbavte se jich. Po každé kontrole vytvořte nový pracovní plán. Položte si diagnostické otázky:

1. Co se stane, pokud se to vůbec nestane? Pokud odpověď zní „nic“, tento případ zahoďte.
2. Jaké druhy činností, za které jsem zodpovědný, může jiná osoba přijmout a dělat práci o nic horší, nebo dokonce lepší, než já?
3. Jaké jsou mé činnosti, které ztrácí čas, aniž by přinášely výhody mé práci?

Organizace času

Vytvořte plán užitečných a nezbytných věcí. Špatná správa tráví většinu času.

1. Identifikujte neproduktivní časové ztráty v důsledku nedostatku systému nebo krátkozrakosti. Pracovní krize, která se opakuje rok co rok, jsou dobrým signálem pro akci. Krize, která se stala podruhé, by již neměla nastat.
2. Ujistěte se, že není příliš mnoho práce - to snižuje účinnost. V takových případech tráví pracovníci více času „interakcí“ než prací. Pokud vůdci tráví více než desetinu svého času řešením „problémů lidských vztahů“, je kolektiv příliš velký.
3. Příliš mnoho schůzek je známkou špatné organizace. Úkol by měl být holistický, nerozdělujte ho na několik dílčích úkolů, když odpovědnost sdílí mnoho lidí a informace nedosáhnou těch, kteří ji skutečně potřebují. Schůzky by neměly být pravidlem, ale výjimkou.

Časová konsolidace

Seskupte případy do velkých časových bloků. Pracovní doba bude zbytečně využita, pokud bude rozdělena na bloky po 15–30 minutách. Existuje mnoho způsobů, jak konsolidovat časové bloky. Můžete pracovat doma jeden den v týdnu; plánovat schůzky, kontroly, diskuse o různých problémech na dva dny v týdnu; Před odchodem do práce si každé ráno naplánujte pracovní vytížení.

Diskreční čas je věnován činnostem, které přinášejí nejvyšší návratnost. Odhadněte, kolik je vám k dispozici. Přiřaďte pevné bloky času pro specifické události. Neustále kontrolujte svůj rozvrh a zbavte se nejméně produktivních činností.

Nenechávejte plán na papíře - pracujte s ním neustále.

Manažeři se často musí vypořádat s neefektivními, ale nezbytnými úkoly: mluvit s nejlepšími zákazníky, účastnit se schůzek podřízených, poskytovat informace ... Zkuste takové záležitosti svěřit odpovědným podřízeným. Pro dosažení skutečných výsledků by se měl mentální pracovník zaměřit na úspěchy a cíle práce celé organizace.

Jak mohu přispět k úspěchu své organizace?

Pamatujte na svou odpovědnost vůči společnosti. Člověk, který soustředí veškerou svou pozornost na pokračující úsilí a neustále zdůrazňuje svou autoritu a sílu, je jen podřízeným, bez ohledu na to, jak vysoký je jeho status v organizaci.

Osobní odpovědnost hlavy

Každá organizace musí uspět ve třech hlavních oblastech:

1. Okamžité výsledky;
2. Vývoj hodnot a jejich potvrzení;
3. Příprava zaměstnanců na práci v budoucnosti. Pokud organizace selže v jedné z těchto oblastí, bude nejprve ve stagnačním stavu a poté přestane existovat. V těchto oblastech by měl vůdce přispět.

Neschopnost nebo neochota změnit se v souladu s požadavky nové pozice je běžnou příčinou selhání manažera. Nejde jen o to, aby se jeho aktivity zaměřovaly na změnu, mění se obecný význam tří hlavních parametrů úspěšné práce.

Jak zvýšit efektivitu specialisty

Je nutné dát specialistovi příležitost pracovat efektivně ve svém výklenku.Musí jasně pochopit, kdo bude používat výsledky své práce a co uživatel potřebuje znát a pochopit, aby mohl svou práci vykonávat produktivně. Je nutné se postarat o praktickou použitelnost vašeho produktu. Hlavní věc není produkovat univerzály, „jack všech obchodů“.

Opravte mezilidské vztahy

Správné mezilidské vztahy vznikají, když se vůdce v práci a ve vztazích s ostatními soustředí na svůj příspěvek ke společné věci. Požadavky na efektivní mezilidské vztahy:

1. Sdělení;
2. Týmová práce;
3. Vlastní rozvoj;
4. Vývoj ostatních lidí.

Efektivní setkání

Hlavním pravidlem je zpočátku orientovat schůzku na konkrétní výsledek.

Efektivní vůdce by měl jasně vědět, čeho chce prostřednictvím schůzky, zprávy nebo prezentace dosáhnout. Obsah takových akcí by měl být pečlivě promyšlen a předán účastníkům předem.

Jak posílit silné stránky

Chcete-li dosáhnout výsledků, využijte všech možných sil podřízených, partnerů, nadřízených a svých vlastních. Vydělávejte silné stránky co nejproduktivněji.

Výběr zaměstnanců na základě jejich silných stránek

Pravidla náboru zaměstnanců:

1. Pozice, ve které se již změnili dva nebo tři lidé, kteří dobře vykonali svou práci na svých předchozích zaměstnáních, by měla být považována za nemožnou. Změň to.

2. Udělejte každý příspěvek ve velkém měřítku a významný. Pracovní úkol by měl být tak široký, aby se všechny silné kvality zaměstnance projevily v plné síle - to odhalí jeho silné stránky v uchazeči.

3. Začněte s lidmi pracovat, odhalit a správně využít jejich potenciál, spíše než jim svěřit standardní povinnosti. Nesnažte se zhodnotit potenciál zaměstnance, potenciál je jen slib. Úspěšní manažeři si vytvářejí své vlastní hodnotící formuláře, které spočívají ve výpisu výsledků zaměstnanců na jejich předchozích pozicích a čtyřech otázkách:

• Co se mu daří dobře?
• Co jiného může udělat dobře na základě svých schopností?
• Co se musí naučit, jak plně využít svých silných stránek?
• Kdybych měl děti, byl bych rád, kdyby s nimi v budoucnu spolupracovali? Proč?

4. Chcete-li použít silné stránky, musíte být schopni vyrovnat se se slabinami.

5. Vyhněte se nebezpečné pasti vytváření příspěvků pro konkrétní osobu.

Jak řídit svého šéfa

Zdůraznění silných stránek jeho vůdce, tj. Vytvoření podmínek pro to, aby mohl jednat, na kterých je schopen, zefektivňuje práci sebe i jeho podřízeného.

Je-li šéfova síla jeho politická schopnost na postu, kde je politika zásadní, nejprve ho představte politickému aspektu situace. Pochopí, co je v sázce, a bude efektivně využívat své silné stránky s přihlédnutím k novému směřování politiky.

Zlepšení své vlastní efektivity

Dělejte, co můžete, nejlépe, neustále hledejte, co jiného můžete dělat.

Efektivní vůdce vždy sleduje svoji vlastní práci, její výsledky a snaží se sledovat obecné trendy: jak efektivněji pracovat s publikem nebo v jakou denní dobu je lepší psát prezentace, dělat rychlé poznámky nebo pečlivě pracovat prostřednictvím každého návrhu.

Aby byla efektivní, je nutné rozšířit příležitosti a omezit problémy. Standardy pro činnost skupiny lidí jsou stanoveny na příkladu vůdce - vaše činnost by měla být založena pouze na vašich silných stránkách.

Vše má svůj čas

Hlavním tajemstvím účinnosti je soustředění. Nejprve je nutné provádět nejdůležitější věci a nikdy ne dělat několik důležitých věcí najednou. Je nutná tvrdá sebekázeň, železná vůle a schopnost říci ne.To vám pomůže s velkým počtem úkolů.

Dělat jednu věc v jednom časovém období je udělat rychle. Lidé, kteří jsou schopni předělat spoustu věcí odlišného charakteru, s nimi jednají postupně.

Zbavte se včerejšího nákladu

Systematicky se zbavit starého je jediný způsob, jak efektivně začít nový. Zbavte se minulých selhání; včerejší úspěchy, které přestaly být produktivní; činnosti, které nepřinesly požadované výsledky.

Problémem u známých organizací není nedostatek kreativity. Všichni jejich zaměstnanci jsou často příliš zaneprázdněni řešením včerejších úkolů. Stimulace tvořivosti je úspěšná i v těch omezených strukturách nasycených byrokracií, pokud pravidelně kontrolují jejich relevanci programů a aktivit a jakákoli neproduktivní činnost se okamžitě zastaví.

Priorita a další otázky

Stanovení priorit je jednoduchý úkol. Je obtížnější určit neprioritní úkoly, které by měly být odloženy a jejich řešení přísně dodržovat. Odvaha, nikoli analýza, diktuje opravdu důležitá pravidla pro stanovení priorit:

1. Vyberte si budoucnost, ne minulost;
2. Zaměřte se na příležitosti, nikoli na problém;
3. Vyberte si svůj vlastní směr a nepřicházejte s tokem, sledujte výherce;
4. Stanovte si cíle, které povedou k viditelnému výsledku, nikoli k cílům, které jsou dosaženy bezpečně a jednoduše.

Uložte si své vlastní prioritní úkoly, a to i přes omezení času a okolností. To je jediná naděje, že se vůdce stane pánem své doby a okolností, a ne jejich otrokem.

Proces rozhodování

Efektivní vůdci uvažují ve strategických a rozsáhlých kategoriích. Nestavte cíl k řešení aktuálních problémů, neučinte příliš mnoho rozhodnutí. Soustřeďte se pouze na nejdůležitější. Nesnažte se o rychlé rozhodování.

Musíte vědět, kdy by rozhodnutí mělo být založeno na principu a kdy - na základě potřeb okamžiku a pragmatismu. Většinu času v tomto procesu nestrávíme na rozhodování, ale na jejich uvádění do praxe. Realizace efektivního řešení by měla být jednoduchá a co nejblíže možnostem průměrného zaměstnance.

Proces přijímání účinných rozhodnutí:

1. Zeptejte se sami sebe: „Je to charakteristická situace nebo je to výjimka z pravidla?“ Vyřešte společný charakteristický problém stanovením principu. Výjimky musí být řešeny s ohledem na konkrétní situaci.
2. Jasně definujte přesně to, čeho by mělo být dosaženo díky konkrétnímu řešení. Jaké jsou jeho cíle? Jaké jsou minimální úkoly před ním? Jaké podmínky by měl splňovat? Účinné řešení musí být v souladu s cíli, jinak je neúčinné a nevhodné.
3. Začněte tím, co je správné, ne co je přijatelné. V konečné fázi musíte ještě udělat kompromis. Pokud člověk neví, jak splnit okrajové podmínky, nemůže si vybrat mezi správným a špatným kompromisem, což často vede k chybám.
4. Implementace řešení vyžaduje nejvíce času. Žádné řešení nebude účinné, pokud nebudou vytvořeny mechanismy pro jeho implementaci od samého začátku. Žádné rozhodnutí nelze považovat za přijaté, dokud není někdo za jeho provedení odpovědný. Realizace rozhodnutí vyžaduje odpovědi na několik otázek: „Kdo by měl vědět o tomto rozhodnutí?“, „Jaká opatření by měla být přijata?“, „Kdo je bude muset přijmout?“, „Jaká by měla být akce, aby lidé, kterým je svěřeno? byli schopni to splnit? “. Akce musí být v souladu se schopnostmi lidí, kteří budou pověřeni jejich prováděním.
5. Poskytněte systém zpětné vazby, který neustále ověřuje implementaci řešení a soulad s prováděcím plánem. Účinná zpětná vazba vyžaduje organizované informace, čísla a data. Vůdce musí osobně ověřit, jak jsou jeho rozhodnutí prováděna, jinak bude jeho činnost neúčinná.

Efektivní řešení

Jakékoli rozhodnutí je na výběr mezi možnostmi. Chcete-li učinit účinné rozhodnutí, shromážděte maximální počet názorů podložených fakty. Vyvinout zvyk, jak v sobě, tak ve svých kolegech, určování toho, co byste měli věnovat pozornost, tomu, co potřebujete studovat a co zkontrolovat. To je základ každého účinného řešení.

Efektivní řešení není výsledkem konsensu při posuzování skutečností, je výsledkem konfliktů různých názorů a seriózní analýzy různých možností.

Vypracování vhodného mechanismu posuzování zahrnuje určité riziko. Abychom mohli učinit soud, musíme mít na výběr. Pouze s dostupností možností může člověk doufat v rozumnou volbu.

Prvním pravidlem rozhodování je nerozhodovat, dokud neslyšíte názory, které jsou v rozporu s vašimi. Proč byste při rozhodování měli trvat na protiopatřeních:

1. To je jediný způsob, jak zabránit situaci, kdy se tvůrce rozhodnutí stane vězněm organizace. Způsob, jak uniknout zajetí předsudků, je zajistit, aby byly obdrženy zdokumentované a pečlivě promyšlené námitky.
2. Alternativy k navrhované variantě jsou pouze neshody. Řešením bez alternativy je pouze tah zoufalého hráče, bez ohledu na to, jak pečlivě je promyšlen. Podívejte se na opozici jako na způsob přemýšlení o řešeních.

Každé rozhodnutí je zásahem do laděného systému. Dobrý vůdce nebude riskovat a dělat zbytečná rozhodnutí. Rozhodnutí by mělo být učiněno, pokud se situace bez něj pravděpodobně zhorší. Příležitosti často vedou ke zlepšení než k radikální změně.

Jste připraveni se rozhodnout, pokud: požadavky jsou promyšlené, možnosti jsou prozkoumány, rizika a přínosy jsou vyvážené, ale to nestačí. V této situaci musí úspěšný vůdce odolat pokušení a znovu provést studii této záležitosti.