Odpočinek: jak se nezměnit v „hnaného koně“

Zajistěte si kompetentní odpočinek během pracovního dne a po hodinách. Například 5 minut každou hodinu.

Během odpočinku se rozptylujte, abyste lépe obnovili sílu. Místo surfování na internetu se můžete projít nebo si zacvičit.

Nechte kreativitu lenost. Během období lenivosti načtěte svůj mozek informacemi o důležitém tvůrčím tématu a buďte 100% líní, nesnažte se řešit problémy a neusmutujte výčitkami.

Zvyšte účinnost spánku zaspáním a probuzením podle režimu a optimalizací doby trvání. Náš spánek se skládá z několika cyklů, které trvají 1-1,5 hodiny. Pokud je doba spánku násobkem délky cyklu, probuzení je mnohem snazší. Před spaním, větrání místnosti, neobtěžujte se a nevykládejte mozek z denních starostí - projděte se nebo si přečtěte knihu umění.

Během pracovního dne používejte „mikrospánek“. Lidské biorytmy mají během dne dva vzestupy a pády. První pokles nastane asi 13-15 hodin, druhý - večer. Pokud si odpočinete 10-15 minut během první recese, práce půjde mnohem efektivněji.

Motivace: jak se vypořádat s nepříjemnými úkoly

Chcete-li rychle dokončit složité a nepříjemné úkoly, naučte se na ně naladit pomocí „kotev“, hmotných vazeb - hudby, barev, rituálů. Nepoužívejte však „kotvu“ spojenou s prací na dovolené.

Použijte metodu „Švýcarský sýr“ - tuto úlohu neplňte v logickém pořadí, ale svévolným způsobem. Po chvíli se v „sýru“ vytvoří tolik děr, že je velmi snadné „jíst“.

Rozdělte úkol na několik částí a povzbuďte se dokončením jedné části. Jezte alespoň jednu „žábu“ denně - dokončete jednoduchý, ale nepříjemný úkol. Tyto úkoly se obvykle hromadí a stávají se problémem. Pokud se rozhodnete jednoho z nich každé ráno, pak rychle skončí a poskytnou dobrou náladu na celý den.

Rozdělte „slony“ (velké úkoly) na „steaky“ (části). Pokud je úkol obrovský a nemožný, rozdělte jej na proveditelné části. Změřte čas strávený prováděním úkolů slona. Fixace kvantitativního ukazatele tlačí osobu k akci.

„Vypálit lodě“ - vytvořit situaci, kdy není možné odmítnout jakýkoli úkol. Takové situace umožňují některým typům lidí pracovat efektivněji.

Udržujte denní stolek a zaznamenávejte dokončené úkoly. Příliš mnoho mezer v jakékoli položce vám dá poplach a nutí vás k tomu, abyste udělali nezbytné.

Vytvořte kalendář pinarik. Na horním řádku napište čísla, která jste prožili roky, na spodní - budoucí a do řádků tabulky - dny v měsících. Každé ráno přecházím do práce půl dne. Večer - ve druhé polovině. To vám pomůže cítit plynutí času.

Cíle: jak přiblížit sny realitě

Definujte misi, formulovejte osobní hodnoty a stanovte dlouhodobé cíle. Namísto „reaktivního“ přístupu - reakce na vnější okolnosti, použijte „proaktivní“ přístup - budujte svůj život podle svých představ a aktivně ovlivňujte události.

Chcete-li určit své cíle, představte si, jak chcete vidět svůj den za několik let. Pokuste se zbavit uložených známek - drahá auta, hodinky a další atributy - pokud pro vás nejsou skutečnou hodnotou.

Definování hodnot pomůže „paměti“. Napište do ní hlavní události života. „Memoir“ vám umožní vytvořit seznam klíčových hodnot a povzbudí vás, abyste každý den strávili několik minut vydáním Main.

Formulovat osobní misi ve formě epitafu. Co se ve světě změní a zůstane po tobě, až bude vše hotovo?

Vyhledejte své volání. Pokud můžeme změnit poslání, pak volání není. Povolání je, když si uvědomíte, že kromě vás nikdo nevybere tento vozík. Může to být nejen revoluční objev, ale také jednoduchý životní úkol.

Identifikujte 5-7 klíčových oblastí svého života, abyste viděli celkovou strukturu a vytvořili harmonii různých činností. Mapa klíčových oblastí vypadá jako strom. Místo chaosu drobných skutků existují jasné větve s listovými skutky.

Plánujte životní cíle pro klíčové oblasti a budoucí roky, abyste mohli sledovat, kde a jak se pohybujete. Někdy je těžké pochopit, co chcete, ale je lepší udělat malou chybu a následně upravit plány, než pochopit po letech, kdy uplynul čas a nebylo dosaženo čeho.

Pomocí techniky SMART můžete měřit nejbližší a nejrozumitelnější cíle:

• Sspecifický - specifický
• Mzjednodušitelné - měřitelné
• Achievable - dosažitelný
• Realistický - relevantní
• Time-bound - časově omezený

Jasně definujte, co chcete a v jakém časovém rámci, a poté to vyjádřete v peněžním vyjádření.

Pracovní den: jak jej uspořádat v rychle se rozvíjejícím světě

Kontextové a střednědobé plánování podle metody „Den - Týden“ vám pomůže vždy dodržet vaše termíny.

Úkoly, které je obtížné vázat na konkrétní čas, vhodný kontextový přístup. Pro každý takový úkol vytvořte samostatnou stránku deníku nebo kategorii úkolu v počítačovém plánovacím systému.

Pro týmovou práci jsou vhodné kontextové plánovací desky, kde jsou projekty uvedeny v řádcích a členové týmu ve sloupcích. Na jejich průniku jsou uvedeny úkoly. Manažer okamžitě uvidí úkoly, za které je podřízený odpovědný, a problémy, které je třeba projednat.

Úkoly s pevně stanoveným termínem jsou efektivněji naplánovány na rok, týden a den a dodržují pravidla pro přesun úkolů mezi sekcemi. Ve večerních hodinách se při plánování následujícího dne zobrazí sekce „Týden“. Všechny relevantní informace se převedou do části „Den“. Při plánování příštího týdne se zobrazí část „Rok“.

Tento přístup vám umožňuje netlačit se do těsného rámce a zajišťuje, že si požadovaný úkol bude pamatován při prohlížení sekcí „Rok“ a „Týden“.

Sekce „Týden“ může být doplněna o následující plánovací nástroje.

• Seznam úkolů na příštích několik týdnů na samostatné stránce deníku.
• Seznam úkolů na nálepkách ve zvláštní části deníku. Při pohledu přes sekci denně přenášejte nálepky s „dozrávajícími“ úkoly v následující den v deníku.
• Přehledový rozvrh pro pravidelné úkoly.
• Plánování tabule s úkoly na příštích několik týdnů.
• Plánování se seznamem „flexibilních“ úkolů na týden vedle „rigidní“ časové mřížky nebo záložkou s „flexibilními“ úkoly.

„Dlouhodobá“ část je „strategická lepenka“ se seznamem klíčových cílů na následujících šest měsíců až rok. Může obsahovat:

• plán klíčových akcí pro daný rok;
• lhůty pro klíčové projekty;
• seznam malých úkolů s dlouhou lhůtou, které nespadaly do kontextových částí deníku;
• rozvrh narozenin, památná data atd.

Podobně jako u principu „Den - Týden“ můžete organizovat práci zaměstnanců na plánovací desce. Chcete-li to provést, uveďte zaměstnance ve sloupcích, plánovací horizonty v řádcích a úkoly na jejich průniku.

Pro řízení rutinních úkolů je užitečná tabulka, v řádcích, ve kterých jsou tyto záležitosti uvedeny, a ve sloupcích - čas, za který musí být splněny. Na křižovatkách jsou zaznamenány provedené a vrácené skutky. Přeskočení takového úkolu nehraje velkou roli, ale velké množství přeskočení bude okamžitě patrné.

Chcete-li splnit dlouhodobé úkoly, určete, kolik času na ně bude věnováno, a zadejte je do týdenního plánu.Za tímto účelem vezměte celkové množství práce, produktivitu práce a vypočítejte, kolik času bude na úkol vynaloženo. Poté rozdělte tento čas na části a implementujte je do týdenního plánu.

Plánování: jak dodržet termíny

Vytvořte osobní systém plánování pracovního dne pomocí „tvrdých“ a „flexibilních“ úkolů. Nechte 10 minut vytvořit kompletní obrázek úkolů pro daný den. Plán dne musí být shromážděn na jednom místě a musí být písemný. Vyberte formát a média podle vašich představ. Hlavní věc je, že ho opravdu máte rádi a rádi byste se k němu vrátili.

Během dne upravte plán podle potřeby. Vypracovaný plán není dogma, je nutný pro proměnlivé situace.

Získejte „strategickou kartu“ s klíčovými dlouhodobými cíli. Na stejném listu můžete napsat úkoly, které nejsou vázány na konkrétní den, takže jsou vždy před vašimi očima; vést seznam aktuálních kontaktů; napište „témata k reflexi“ atd.

Z hlediska dne oddělte „tvrdé“, „flexibilní“ a „rozpočtové“ úkoly.

• "Tvrdý" - vázán na konkrétní okamžik.
• „Flexibilní“ - není vázána na přesný čas.
• „Rozpočet“ - velké a důležité úkoly, časově náročné, které nemají přísné termíny.

Naplánujte nejprve tvrdé, poté rozpočtované a poté flexibilní úkoly.

V seznamu zvýrazněte 2-3 prioritní úkoly a začněte s nimi pracovat. Mezi prioritní případy patří naléhavé a dohled nad prací podřízených. Provádění úkolů v tomto pořadí vám umožní dělat nejdůležitější věci, i když některé z úkolů s nižší prioritou zůstanou nesplněny.

Naplánujte si náročná setkání s rezervou času. Koordinujte s partnery přesnost, s jakou musíte přijít na schůzku.

Zásoby nadbytečných informací v případě, že se vše pokazí. To vám ušetří čas, pokud se s vámi partner nesetká, nahraný mobil nebude k dispozici a v noci nebude na letišti taxi.

Priority: jak odstranit přebytek a najít čas na hlavní

Naučte se odfiltrovat zbytečné věci a zvýraznit klíčové úkoly. Rozšiřte svůj arzenál „strategií opuštění“ a vyčistěte si život od zbytečných věcí. Zvykněte si ostatní na pevné „ne“ bez vysvětlení.

Používejte „zdravý nesmysl“ a zbytečně odkládejte zbytečné podnikání. Často se prostě nedostane k jejich implementaci.

Nakupujte čas najímáním profesionálů. Zároveň si nemůžete najmout stálé pomocníky, ale omezte se na jednorázové služby.

Když zadáváte úkoly podřízeným, nenabíjejte je povinností jim je připomenout. Vytvořte si přehled úkolů sami a sledujte jejich implementaci.

Pomocí prioritních úkolů použijte vážené odhady. Definujte kritéria a význam každého z nich tak, aby celkem daly 100%. Poté vyhodnoťte úkol podle každého z kritérií, vynásobte odhady významností, přidejte a získejte konečnou známku. Potom seřaďte úkoly podle těchto odhadů.

Informace: jak ovládat kreativní chaos

Zavádějte techniky filtrování, ukládání a pohybu online, aby vaše informace byly pod kontrolou.

Častěji se vraťte ke klíčovým informacím - vypište čísla stránek, myšlenky, vytvářejte fotokopie, kreslete diagramy.

Využijte své znalosti v praxi a teprve potom začněte číst další knihu.

Upřednostňujte proces čtení - je lepší pečlivě si přečíst několik klíčových kapitol, než povrchně projít celou knihu.

Vyfiltrujte informační odpad z médií - zkuste získat pouze informace, které potřebujete. Nahrávejte programy a sledujte je ve vhodném čase a bez reklamy, trávte méně času před televizí nebo na internetu.

Použijte e-mail, který nevyžaduje přítomnost online. Můžete psát a adresát čte dopis ve vhodnou dobu.

Zvládněte metodu slepého tisku deseti prsty - začnete psát rychle a ušetříte spoustu času.

Vypněte oznámení o nové poště, která odvádí pozornost od aktuálních událostí. Zkontrolujte svůj e-mail 3-4krát denně. Dohodněte se s kolegy na jasné době kontroly. Nastavte automatické třídění e-mailů a věnujte mu pozornost v pořadí podle priority.

Používejte e-mailové složky jako ovládací prvek Den-Týden. Distribuujte písmena do tematických složek a ponechte ve složce Doručená pošta ne více než 15–20 nejdůležitějších zpráv.

„Rozšiřte“ pořadí v dokumentaci metodou omezeného chaosu:

1. Vytvořte „místo chaosu“ - vstupní jednotku, kde jsou uloženy všechny dokumenty.
2. Vymažte „místo chaosu“ výběrem nejsnadněji identifikovatelných typů dokumentů a „místo objednávky“ se začne formovat poblíž místa chaosu.

Získejte soubor myšlenek. Nahromaděné myšlenky se mohou vzájemně kombinovat a vytvářet nové. Když vyvíjíte jakékoli nápady, zvýrazněte je samostatnými směry.

Organizujte informační prostor v souladu se strukturou lidské pozornosti. Vědomí může pracovat pouze s jedním objektem, s bezvědomím - s 5-9, s podvědomím - s nekonečným množstvím. Pokud něco přiblížíte do středu vaší pozornosti, ujistěte se, že se něco od něj vzdálilo. Tím optimálně věnujete pozornost.

Na ploše vyberte oblast pro 5–9 hlavních současných úkolů, příchozí a odchozí jednotky, kontextové zásobníky a kontrolní zásobníky pomocí metody Den - Týden. Na konci pracovního dne uspořádejte dokumenty z odchozí jednotky do tematických složek.

Absorbéry: jak najít časové rezervy

K využití časových rezerv použijte techniky detekce absorbéru. Sledujte svůj čas po dobu 2-3 týdnů, abyste pochopili, na co ho utrácíte. Asi jednou za hodinu zaznamenejte všechny případy s přesností 5-10 minut. Malé okraje označte zaškrtnutím v okrajích.

Formujte 2-3 kvantitativní ukazatele účinnosti a sledujte je v dynamice. Jakmile začnete vizuálně stanovit kvantitativní ukazatel, začne se měnit k lepšímu.

Pravidelně opakujte měření času, abyste zůstali „v dobrém stavu“ a opravovali zkreslení svého osobního rozpočtu času.

Typickou rezervou je doba cestování. Naplňte dopravní a cestovní čas aktivitami, které jsou pro vás užitečné.

Mít plán pro vyšší moc. Počítač se rozpadl - udělejte to, na co nemáte dost času. A nezapomeňte zálohovat důležitá data.

Uspořádejte schůzky efektivněji:

• Definujte formát schůzky a nemíchejte různé formáty na jedné schůzce.
• Definujte okruh účastníků, vůdce, který řídí diskusi a tvůrce rozhodnutí, a tajemníka, který sestavuje zápis;
• vytvořit seznam otázek k diskuzi;
• stanoví dobu trvání schůzky a určí osobu odpovědnou za čas;
• organizovat situaci, vybavení a distribuci informačních materiálů;
• všechny záležitosti projednávané na zasedání, přítomné ve formě diagramů;
• zaznamenejte a rozešlete přijatá rozhodnutí, abyste se k nim mohli vrátit na příští schůzi.

Nezapomeňte, že systém řízení času vyžaduje neustálé zlepšování.

„TM-Bacillus“: jak předat myšlenku TM ostatním

Nebudeme dosáhnout 100% účinnosti, pokud nebudeme koordinovat naše osobní řízení času s lidmi kolem nás. Přineste „TM-Bacillus“ ostatním, aby využívali čas rozumně. Spočítejte si cenu svého času a bojujte o něj neméně přísně než o peníze.

Nabízet TM nápady svému manažerovi, ukázat jejich užitečnost pro podnikání a ne pro vás pohodlí. Začněte s nástroji, které jsou užitečné a levné pro kuchaře. Představte si je „v akci“, nikoli teoreticky. Váš nápad sám by měl přijít k hlavě hlavy - to usnadní jeho přijetí.

Přesvědčte podřízené o efektivitě řízení času osobním příkladem. Motivujte jeho využití - zaměstnanci musí pochopit, proč je čas potřebný a lze jej řídit. Pravidelně nabízejte nové vybavení.

Technologii TM implementujte postupně pomocí minimálního množství nástrojů. Pojďte s jednoduchými a rychlými mrkví a tyčinkami. Vyzkoušejte techniky na jednom zaměstnanci nebo jednotce tak, aby každý viděl skutečné klady a zápory.

Chcete-li implementovat správu času v osobních vztazích, naučte se vyjednávat. Nepokoušejte se svému partnerovi ukládat preference, hledejte kompromisy, které vám umožní zohlednit vkus obou stran.

Udělejte si čas na obnovení vaší energie a výkonu. Zjevný pro vás někdy není podobný tomu pro jinou osobu, takže jasně vysvětlete nebo napište zásady vztahů.

Nabídněte dětem řízení času ve formě hry a rozvíjejte „proaktivní“ přístup k životu v nich.

TM manifest: od nástroje k ideologii

Použití technik řízení času bez pochopení ideologie vám umožní použít pouze malou část jejich schopností. Ale pochopení ideologie TM se naučíte, jak řídit svůj osobní čas a jít na novou úroveň.

Časový management je víceúrovňový systém, který může změnit hodnoty člověka. Od technického řízení času přejdete k přemýšlení o vašich cílech a prioritách.

Axiomy řízení času:

• vždy máte svobodu volby;
• pouze vy jste zodpovědní za své činy a rozhodnutí;
• bez neustálého vývoje jste jen améba.

I malé akce mění svět k lepšímu. Rozvíjejte, pohybujte se, nikdy nepřestávejte.