„Jak dát věci do pořádku“: shrnutí Allenovy knihy // Briefs * Nefixování

Send

Jak dát věci do pořádku, aniž byste ztratili náladu

Metoda Získání věcí hotová (nebo GTD) je založena na uvážení výsledků a definování „dalších kroků“. Hlavní myšlenka GTD pomáhá jasně definovat cíl a poté každý krok k dosažení tohoto cíle. Tato metoda je vhodná pro organizování prezentací v práci a pro plánování vánočních nákupů.

Každý úkol by měl být malý, abyste jej mohli rychle vyřešit a nedostatek času nebo motivace vás nemohl zastavit. Tento přístup pomáhá dosáhnout všech vašich životních cílů, pomáhá vyhýbat se stresu.

Při organizaci projektů pomocí metody GTD budete vždy připraveni začít okamžitě pracovat na úkolu, bez ohledu na to, co se děje kolem a kde jste. GTD dělá další krok tak snadný, že ho nechcete odkládat.

V této knize najdete několik jednoduchých nástrojů, které můžete použít k efektivní práci a udržení střízlivé mysli; jakož i doporučení ohledně toho, jaký přístup je třeba rozvinout, aby mohly být implementovány základní principy GTD.

Váš mozek je nástrojem myšlení, nikoli úložným zařízením

Být úspěšný ve své práci znamená být dobrým organizátorem. To je zvláště důležité pro znalostní pracovníky, pro něž je žonglování desítek úkolů a projektů současně každodenní realitou. Problémy vznikají, když je rozmazána jemná hranice mezi naším osobním a profesním životem. Je to proto, že se náš mozek snaží vyřešit nevyřešené problémy a připomíná nám je v nejnepříznivějším okamžiku - i když bychom s nimi raději jednali později.

Abychom udrželi všechny komplexní informace o životě pod kontrolou, mnozí z nás považují naše mozky za zásuvku stolu nebo notebook. Zneužíváme náš mozek a nutíme ho k ukládání všech druhů informací. Zakalujeme si hlavu informacemi o nedokončených úkolech, nadcházejících schůzkách a dalších závazcích, bezohledně ztrácíme schopnost mozku myslet, což ztěžuje soustředění se na skutečnou práci.

Abychom mohli pracovat co nejefektivněji, musíme osvobodit naši mysl od všeho, co nesouvisí s úkolem, který vykonáváme v určitém okamžiku v čase. Využijte 100% schopnosti vaší mysli soustředit se na úkol.

Pokud chcete jasně přemýšlet, potřebujete spolehlivý „koš pro sběr materiálu“, který vám nepomůže

Náš mozek má jednu nepříjemnou vlastnost - nikdy nám nedovolí zapomenout na to, o co se musíme starat. Neustále jsme „bombardováni“ novými informacemi, které také zaujímají místo v naší mysli. Každá nová myšlenka, každá paměť a každý problém, který jsme zapomněli vyřešit, nás rozptyluje od hlavního podnikání.

Vždy používejte tzv. „Koš pro sběr materiálu“: místo mimo vaši mysl, kam můžete vložit jakékoli cizí informace nebo nápady. Přesně budete vědět, kde tyto informace najdete později, až na ně budete mít čas. To vám umožní zcela se zaměřit na psaní dopisu, rozhovor s kolegou nebo sečení trávníku.

„Košíkem na sběr materiálu“ může být poznámkový blok, seznamy v počítači / telefonu nebo dokonce krabice, do kterých můžete ukládat předměty a dokumenty. Váš koš (nebo koše) pro sběr materiálu by měl být umístěn poblíž - takže pro vás bude snadné získat informace, které byste jinak nashromáždili ve své mysli.

Vyjměte koš - vyprázdněte všechny externí „koše“ každý týden

Aby systém fungoval hladce, musíte jej podporovat. Vyvíjejte zvyk přezkoumávat a vyprázdňovat košík jednou týdně. Systém „koš pro sběr materiálu“ funguje, protože dává mysli klid s jistotou, že neztratí ani nezapomene žádné důležité informace.

Pokud systém není aktualizován, přestává být spolehlivý a mozek se stane bdělým a přestane mu věřit. Jakmile se to stane, podvědomá mysl bude opět rozptylována nevyřešenými problémy a nedokončenými úkoly. Měli byste pečlivě zvážit všechny své úkoly a uvést věci do pořádku podle následujících pravidel:

Zaškrtněte nedůležité úkoly ze seznamu.
Pokud můžete problém vyřešit velmi rychle (za dvě minuty nebo méně) - okamžitě to udělejte.
Důležité informace uchovávejte na bezpečném místě. Pokud se jedná o schůzku, projekt nebo konkrétní úkol, přeneste jej do příslušného seznamu.
Pravidelné „čištění košíku“ je jediný způsob, jak zajistit spolehlivý výkon a zabránit stresu.

Vyprázdněte „koš“ a roztřiďte materiál podle seznamů

Bez ohledu na to, jak se materiál v „košíku“ liší, nemusíte jej třídit a třídit do samostatných „polí“ nebo seznamů.

Většina seznamů úkolů nefunguje, protože se z nich stává „salát“ úkolů, myšlenek a informací. Seznamy by měly obsahovat pouze konkrétní, proveditelné úkoly, ale do nich zapisujeme vše bez rozdílu, a proto je velmi snadné ztratit ze zřetele jednotlivé proveditelné úkoly.

Jak uspořádat položky do košíku?

Odstraňte vše, co je nepodstatné, vyřešte malé úkoly a přidejte do kalendáře schůzky nebo termíny.
Pokud se jedná o složitou práci (tj. Vyžaduje provedení několika konkrétních úkolů), zařaďte ji do projektu s jasným účelem.
Všechny ostatní úkoly by měly být zahrnuty do seznamu Další akce.

Seznam projektů poskytuje přehled všech vašich probíhajících projektů.

Projekty jsou klíčovou součástí každého systému zvyšování produktivity. Projekt je žádoucím výsledkem, který vyžaduje vícestupňovou akci. Chcete-li určit, z jakých úkolů by měl projekt zahrnovat, představte si výsledek, kterého chcete dosáhnout, a popište požadovaný výsledek v jedné větě. Přemýšlení o výsledku pomáhá formulovat konkrétní úkoly, které vás přiblíží k dosažení cíle projektu.

Seznam obsahuje všechny projekty, které by měly být dokončeny v blízké budoucnosti. To vám pomůže sledovat a řídit všechny probíhající projekty, zvyšovat produktivitu a relaxovat.

Aktualizací seznamu každý týden zkontrolujte, zda je každý projekt naplánován krok za krokem. Všechny akce, které tvoří projekt, spadají do seznamu „Další akce“. Jsou to konkrétní úkoly, které mohou dosáhnout jakéhokoli cíle.

Nahraďte svůj každodenní seznam úkolů kalendářem a seznamem dalších akcí.

Denní seznamy aktuálních událostí jsou neúčinné - narušují váš smysl pro čas, uvádějí vás v omyl a nutí vás uvěřit, že opravdu máte čas udělat vše výše uvedené za den. Takové nerealistické plánování vede ke zklamání, ztrátě času a zkázy, co selháváte předem.

Mnohem účinnější metoda pracuje s kalendářem a seznamy dalších akcí. Kalendář slouží pouze k jednomu účelu: k zaznamenávání schůzek. Všechno spojené s určitým dnem nebo hodinou - schůzkou nebo návštěvou lékaře - by mělo být zaznamenáno v kalendáři.

Vložte všechny další úkoly nebo konkrétní kroky do seznamu Další akce. Umožňuje vám rychle se rozhodnout, které úkoly jsou nejrelevantnější a zda máte čas je vyřešit.

Bez ohledu na to, kde jste, měli byste mít vždy seznam „Další akce“ s sebou. Tím získáte možnost zvolit si, který úkol má smysl vyřešit.

Pokud máte dobře naplánované a předem vybrané úkoly, můžete se snadno rozhodnout, který z nich má smysl.Představte si, že jste na letišti a váš let je zpožděn o hodinu. V této situaci se zeptejte sami sebe:

Jaký úkol si mám vybrat teď?
Jaký úkol mohu dokončit ve vyhrazeném čase?
Na jaký úkol mám v daném čase dostatek energie?
Který úkol má nejvyšší prioritu?

Pokud máte naplánováno příliš mnoho úkolů, má smysl je distribuovat do více seznamů a úložišť. Jeden seznam lze například uložit do smartphonu a druhý do počítače. Po třídění úkolů tímto způsobem budete vědět, který z nich můžete provést, zatímco u stolu nebo na schůzce, nebo při čekání na letišti.

Čekací seznamy budou užitečné při práci s ostatními lidmi.

Všechny aktuální projekty by měly být uvedeny v seznamu Projekty. Při použití seznamu „Další akce“ se můžete ujistit, že soustavně pracujete na úkolech, z nichž každý přiblíží vaše projekty k dokončení.

Ve většině případů byste se měli spolehnout na jiné osoby, které jsou odpovědné za jednotlivé části každého projektu. To však neznamená, že byste se měli vzdát kontroly nad jakýmkoli z vašich projektů.

Kdykoli budete záviset na práci jiných lidí - čekáte na zprávu od někoho, kdo bude pokračovat v práci na prezentaci - stojí za to ponechat si seznam „Čeká na vyřízení“. Můžete si tedy poznamenat vše, co by vám měli ostatní lidé poskytnout, spolu s termíny.

Aktualizací tohoto seznamu každý týden uvidíte, kdo a jak dělá svou práci. Budete mít nový konkrétní úkol: připomenout této osobě povinnost.

Pokud vám tento úkol netrvá déle než dvě minuty, udělejte to okamžitě. Pokud ne, přidejte jej do seznamu „Další akce“ nebo do některého z konkrétnějších seznamů a přátelským způsobem upozorněte osobu, že stále čekáte na její zprávu.

Ukládejte informace pro konkrétní den do kalendáře nebo kartotéky

Můžete naplánovat spoustu věcí předem, ale někdy musíte počkat na určité informace, než proměníte materiály z „košíku“ na konkrétní úkoly nebo schůzky.

Příklad. Pokud plánujete zajímavou veletrh, možná budete chtít chvíli počkat a vidět jeho účastníky, než se rozhodnete, zda má smysl se ho zúčastnit. Pokud tyto informace nemáte k dispozici předem, je nejlepší rozhodnutí odložit.

V případech, kdy nemáte na výběr a musíte vše naplánovat na poslední chvíli, se hodí následující strategie:

Nastavte si v kalendáři připomenutí na konkrétní den.
Uchovávejte soubor, který vám pomůže získat správné informace ve správný čas.

Soubor karty je velmi přesný a logický systém. Skládá se ze 43 souborů: 31 souborů pro dny v měsíci a 12 pro měsíce v roce. Každý den si budete moci zkontrolovat dokumenty, připomenutí nebo materiály „zaslané“ sobě.

Aby systém fungoval, musíte jej používat a aktualizovat denně, a to je nejobtížnější.

Pro nápady, které se mohou v budoucnu stát relevantní, přidejte je do seznamu Once / Maybe List.

Tento seznam obsahuje vše, co není v seznamech „Další akce“ nebo „Projekty“, ale které by nemělo zasahovat do hlavy. Seznam Once / Možný obsahuje veškerý materiál, který jste dosud nepřevedli na konkrétní nápady nebo úkoly. Nepodceňujte jeho výhody. Umožňuje sledovat nápady na projekty, které mohou být v budoucnu nesmírně důležité. Nápady na tomto seznamu lze rozdělit do skupin. Například:

"Výlety, které bych chtěl udělat";
"Vína, která bych chtěl vyzkoušet";
"Hudba, kterou bych chtěl poslouchat."

Stejně jako seznamy „Další kroky“, „Raz / Možná“, vám pomohou najít potřebné informace ve správný čas. Seznamy jsou spolehlivější než vaše vlastní paměť.

Seznam Chcete-li jej efektivně využívat, měl by být seznam Pravidelně revidován a pravidelně aktualizován.

Organizované pracoviště a týdenní revize vašeho systému zvyšuje produktivitu

Všechny seznamy materiálů by měly být přístupné z vašeho pracoviště. Vytvořte „kontrolní kabinu“ - funkční mobilní systém pro přístup k informacím, ať jste kdekoli. Je nesmírně důležité vytvořit seznam a souborový systém, který si můžete vzít kamkoli s sebou: i když jste uvízli na letišti nebo ve sněhové bouři, můžete být stále produktivní.

Technika GTD vám umožní cítit se klidně a ovládat všechny aktuální projekty: sledovat jejich pokrok a ujistit se, že postupují vpřed.

Váš systém produktivity musí vždy zůstat relevantní a úplný. Vaše mysl se uvolní a bude se moci na úkol plně soustředit, pouze pokud důvěřujete svému systému.

Kontrolou všech vašich seznamů každý týden se ujistíte, že váš systém zůstává funkční - každý aktuální projekt je spojen s alespoň jednou „další akcí“ v relevantním, snadno přístupném seznamu. Budete mít obecnou představu o všem, co se děje. Revize pomáhá vidět „les“, aniž by ztratila z dohledu „stromy“.

Množství času, který strávíte týdenním hodnocením, závisí na tom, kolik času je třeba se cítit bezpečně a budovat důvěru v systém.

Naplánujte si týdenní recenzi, například v pátek večer. To vám umožní ukončit práci a odejít na víkend s čistou hlavou a pocitem kontroly.

Přirozené plánování objasňuje cíle a další kroky vašich projektů

Vývoj projektu je poněkud nepřirozený a nelogický proces. Musíte promyslet a naplánovat všechny kroky předem, aniž byste si představovali jasný cíl. Použijte přirozenou metodu plánování, která odráží vaše každodenní činnosti.

Příklad každodenní akce: máte hlad a tvoříte nejasný cíl („Musím něco jíst“), a poté jej specifikujte („Chci pizzu“). V této chvíli se ve vaší hlavě objeví několik nápadů, jak tohoto cíle dosáhnout („Pizzu budu péct nebo si ji objednat, nebo jít do restaurace“). Jakékoli kroky, které musíte podniknout, se stanou zřejmými.

Použijte tento způsob myšlení na své skutečné projekty: začněte s nejkonkrétnější definicí účelu. Nikdy neuškodí trávit čas stanovováním cílů, protože na tom budou záviset všechny následné akce. Když je cíl jasný, vaše mysl automaticky začne brainstorming. Takže můžete přijít s nápady nezbytnými k dosažení cíle. Dobrou taktikou je začít brainstorming „zvenčí“; například napište a uložte své nápady na papír.

Jakmile shromáždíte všechny své nápady, musíte je uspořádat a seskupit a poté určit konkrétní akce potřebné k dokončení projektu.

Přirozené plánování velmi objasňuje práci na projektu a činí jej zajímavým, rychlým a intuitivním.

Nejdůležitější věc

Jak pracovat efektivně as čistou hlavou?

Váš mozek je myslící nástroj, ne paměťové zařízení. Pokud chcete jasně uvažovat, potřebujete spolehlivý „koš pro sběr materiálu“ mimo vaši mysl.
Vyjměte koš - vyprázdněte všechny externí „koše“ každý týden.
Při třídění „košů“ roztřiďte materiál podle tematických seznamů.

Jednoduché nástroje skládající se z metody GTD

Seznam „Projekty“ poskytuje přehled všech vašich probíhajících projektů.
Místo denního seznamu úkolů použijte kalendář a seznam Další akce.
Čekací seznamy jsou velmi užitečné, když pracujete s ostatními lidmi.
Ukládejte informace pro konkrétní den do kalendáře nebo kartotéky.
Všechny potenciálně zajímavé nápady by měly být přidány do seznamu Once / Možné.
Pro produktivní práci je nezbytné organizované pracoviště a týdenní kontrola vašeho systému.